Agent de gestion administrative EHPAD

Poste à pourvoir à compter du 15 juin 2024 Horaires de travail :
Fonction à temps plein Amplitude horaire :
08h30 17h00 du lundi au vendredi (roulement :
ouverture fermeture) Présentiel :
07h45 ou 07h00 (CDD) 25 jours de CA (+ 3 CA conditionnels) et 14 jours de RTT (agent titulaire ou CDI) L'activité sera répartie entre les différents EHPAD rattachés au CH La Ciotat afin d'assurer les remplacements et les missions définies spécifiques.

Activités en lien avec des partenaires extérieurs :
familles, établissements de santé, société d'ambulance, cabinets médicaux, tutelles, ARS, CD, assistances sociales, Trésorier -Accueil téléphonique, physique et relationnel des résidents et des familles.

-Facturation des titres Payants, Aides Sociales et APA (Rayon de Soleil et Cigalou).

-Gestion et classement des dossiers de demande d'admission.

-Gestion et classement des dossiers de demande d'aide sociale et de CAF.

-Prise de rendez-vous médicaux (consultation spécialiste, transports).

-Frappe des courriers médicaux.

-Envoi, réception et tri des courriers.

-Traitement du courrier des résidents.

-Suivi des tableaux d'activité (RDS, Cigalou, Amista).

-Gestion de l'ouverture du portail.

-Envoi aux services techniques des mails de demande de réparations diverses.

-Trésorerie :
mails, appels téléphoniques concernant règlements, facturation, mise en demeure -Impression et mise sous pli du Journal des EHPAD.

-Prise des rendez-vous Pédicure (affichage, gestion de règlements, émission des factures).

-Emission des factures et des fiches de planning mensuels du kinésithérapeute.

-Pré-visite des locaux pour les nouveaux entrants en cas d'indisponibilité du responsable administratif.

-Saisie des admissions du résident Expériences professionnelles :
Expérience dans le domaine de l'accueil, du secrétariat et de la gestion administrative.

Connaissances particulières :

-Connaissance des outils informatiques :
utilisation de PSI, PASTEL, maîtrise des outils Word, Excel Qualités professionnelles :

-Savoir faire preuve d'anticipation, d'organisation, de méthode et de rigueur.

-Aisance rédactionnelle :
prise de notes et PV, projets de lettre, projets de rapports, relevés de conclusions)
-Capacité à gérer les appels téléphoniques tout en assurant l'accueil physique du public simultanément.

-Etre ponctuel, disponible, empathique, calme, sens aigu du relationnel
-Respect des devoirs de discrétion, de confidentialité et de réserve.

Mme OURINI Hanane
-Directrice des EHPAD

Contrat :
CDD