ASSISTANT(E) DE DIRECTION CDD DE REMPLACEMENT

Présentation générale de l'établissement :
Le Centre hospitalier intercommunal de Poissy/Saint-Germain-en-Laye (CHIPS) est l'établissement support du GHT Nord Yvelines.

C'est un établissement public de référence dans le soin, l'enseignement et la recherche.

Il est organisé en 9 pôles d'activités spécialisées dans la prise en charge des personnes à tous les âges de la vie.

Son activité est déployée dans les Yvelines sur deux sites principaux à Poissy et à St Germain en Laye et sur des sites périphériques.

Plusieurs de ses services sont hospitalo-universitaires.

Il compte 3 190 professionnels de santé.

Sa capacité est de 1 171 lits et places.

Missions Assurer l'ensemble des tâches de secrétariat de direction générale qui regroupe le secrétariat commun de la direction commune et le secrétariat du site du CHIPS, au sein d'une équipe de 3 personnes (2,5 etp) coordonnée par un(e) assistant(e) coordinateur(ice) Grade de référence :
adjoint administratif Horaires de travail :
du lundi au vendredi amplitude horaire 8h30-16h00 ou 9h00-16h30.

Liaisons hiérarchiques Directrice générale, Directeur général adjoint Secrétaire générale Assistant(e) administratif(ive) coordinateur(rice) du secrétariat de la direction générale Relations fonctionnelles La transversalité des fonctions amène à travailler avec de nombreux interlocuteurs internes et externes.

Il convient de citer :

-l'ensemble des directions fonctionnelles
-l'encadrement administratif et soignant de l'établissement L'assistante de direction est également amenée à travailler avec d'autres interlocuteurs comme les médecins, l'ARS ainsi que les différents partenaires institutionnels.

Activités Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques.

Traitement du courrier et suivi des réponses Gestion des agendas du directeur de site et en suppléance de la directrice générale Reproduction et diffusion de documents, de dossiers.

Recueil, saisie, mise à jour sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers.

Rédaction de courriers.

Préparation des réunions institutionnelles, notamment pour le site du CHIPS.

Organisation de la logistique (déplacements, organisation de réunions, réservation de salle).

Elaboration des présentations PPT relative aux projets de la direction.

Structuration de la gestion documentaire et de l'archivage Mise en format qualité des procédures et référencement Savoir-faire :
Utiliser les outils bureautiques Planifier, coordonner et organiser les réunions de travail.

Repérer rapidement les personnes ressources et les interlocuteurs de l'établissement et des établissements de la direction commune et du GHT Savoir rendre compte de son activité.

Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs aux objectifs de la direction générale Mettre en application la réglementation, les textes en vigueur relatifs aux domaines traités au sein de la direction Savoir-être :
Rigueur Discrétion Réactivité Disponibilité Savoir être force de proposition Capacité d'écoute Capacité d'adaptation CONNAISSANCES ET PREREQUIS ASSOCIES Logiciel bureautique.

Technique de communication.

Capacités rédactionnelles.

Organisation et fonctionnement d'un établissement de santé Cellule Recrutement et Mobilité

Contrat :
CDD