CV créé le :
04/05/2020
CV modifié le :
04/05/2020
Dernière connexion :
17/12/2022
Coordonnées
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Adresse :
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Paris 14 Observatoire (75014)
Email :
**********@*****.***
Port. :
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Assistante de Direction - Executive assistant Anglais Français Espagnol-English French Spanish, Sénior
Référence : 548698
Expériences Professionnelles
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janv. 2017
nov. 2019
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Assistante de direction
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Global Marketing and Sales Operations Laboratoire Pharmaceutique, Antony
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Organisation
* Gestion d'agendas complexes et mouvante
* Organisation des réunions locales et /ou internationales (présentielles, télé-vidéo
conférences)
* Prise de notes, préparation des minutes (Actions et suivi d'actions)
* Organisation des voyages (réservation des billets, hôtels, taxi, gestion des visas)
* Chargée de l'organisation et la logistique d'événements (congrès, workshops, symposiums)
* En charge des courriers/mise en place des déclarations DMOS
Budgétaires
* Elaboration du budget prévisionnel et suivi (Excel et SAP)
* Extraction de données et préparation du report mensuel (ERP, base de données interne,
tableau croisé dynamique)
* Préparation des rapports mensuels
Commandes et facturation
* Création des comptes fournisseurs
* Création, suivi des validations des commandes (SAP)
* Vérification et validation des factures
* Elaboration des tableaux de suivi dépenses (Excel)
* Vérification et validation des notes de frais (équipe)
* Gestion des règlements des honoraires des consultants, médecins et prestataires
Contrats
* Préparation et suivi des contrats en collaboration avec les opérationnels et les
juristes
* Suivi de l'archivage papier et électronique
Administratives
* Accueil et installation de nouveaux collaborateurs (IT, logiciels entreprise,
équipement)
* Gestionnaire des dossiers électroniques (répertoires partagés, demande ou suppression
d'accès, réseau intranet, internet)
* Commandes de fournitures
* Création des tableaux d'absences, back-ups et suivi des validations des vacances
* Préparation de documents (books, brochure, dossiers confidentiels)
* En charge de la réception, lecture et distribution du courrier
Participation aux projets
* Participation aux projets ponctuels ou prise en charge de dossiers confidentiels
Spécifité : priorisation et communication
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févr. 2009
janv. 2017
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Assistante de la direction médicale Organisation
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* En charge de l'organisation des réunions et conférences locales et internationales
* Création des présentations PowerPoint suite à collecte et synthèse des informations
* Elaboration du compte rendu des réunions et création du tableau d'actions (done, on
going, to do)
* En charge de la logistique (documentation clinique confidentielle)
Contrats
* Suivi des contrats et interface avec les prestataires et le service juridique
(Contrat'tech)
* Création du tableau de suivi des contrats de prestation, avenants et accords de (CRO,
stockage, expertise médicale)
Assurance Qualité
* Mise à jour des tableaux de procédures applicables aux projets et préparation des audits
Opérations
* Extraction de données et création du rapport hebdomadaire tableau croisé dynamique
(faisabilité, recrutement)
* Création et mise à jour des tableaux liées aux projets (budget, logistique matériel et
documentation confidentielle
* Opérations en transversale avec la direction des Affaires Réglementaires (mise en page,
collecte, vérification et envoi électronique de modules pour soumission en Europe,
Canada et USA)
* Support à la réalisation de la faisabilité avec les Managers de projets et le Directeur
médical
Arhivage
* Création des tableaux du contenu de l'archivage (documents essentiels et de l'AQ, ICH-
GCP)
* Classement et archivage de la documentation électronique et papier
Facturation
* Vérification and validation des factures des prestataires de services (CRO, monitoring,
impressions, stockage, transports)
* Suivi des dépenses des projets/études (dépenses des investigateurs, des patients, du
laboratoire) 60M€
* Création fournisseur, réception et règlement (SAP ERP)
Budgétaire
* Prévision des dépenses du bureau et gestion des validations dans SAP ERP Fournisseurs
* Commande de fournitures, mise à jour du tableau des absences de l'équipe du département
et back-up et différents tableaux administratifs
Spécifité : confidentialité et priorisation
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déc. 2001
févr. 2009
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Assistante de direction VP Management Europe & USA
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CRO, Gentilly
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* Gestion de l'agenda mouvant
* Suivi des emails urgents du VPPM pendant son absence
* Organisation des réunions (nationaux et internationales, téléconférences)
* Organisation des voyages (billets, hôtels, visa)
* Interface avec les homologues aux USA et les collaborateurs du VPPM en Europe
* En charge de collecter et synthétiser des informations confidentielles et création
présentations (PowerPoint, Excel)
Spécificité : confidentialité, gestion des priorités, travail sous pression
Référent DRH Londres
* Rédaction ou traduction des annonces de recrutement
* Préparation des dossiers d'entretiens (tests scientifiques, techniques, collectes de
documents)
* Création de la base de données des candidats et entretiens
* Préparation des contrats d'embauche (initial, avenant)
Assistante du Directeur des ventes - Business Director - Europe
* En charge de la logistique d'événements
* Organisation des voyages (transport, hôtel, visa)
* Organisation des réunions à l'international et en France
* Préparation et/ou support à la préparation des présentations PowerPoint
* Création et mise à jour du portefeuille clients
* Préparation des contrats des prestataires/consultants en support au juriste aux USA
* Archivage
Services généraux
* En charge de l'organisation et participation aux réunions (locations des locaux,
d'équipement, services
* Aide pour trouver des solutions (techniques et/ou administratives
Support Project Management
* Création, modification et /ou traduction de documents (des parties du protocole, des
consentements éclairés, des étiquettes des médicaments, la carte du patient, lettres et
autres documents cliniques)
* Préparer l'envoi des documents (Europe, USA)
* Trouver des solutions de transport sécurisé des matériaux d'étude
Administrative
* En charge des commandes de fournitures de bureau
* Accueil et filtrage des appels (France, étranger)
* Création des tableaux de suivi (absences, back-up)
* Interface avec les filiales Europe et maison mère américaine
Spécifité : confidentialité et sécurité
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juin 1996
juin 1997
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Assistant de la Direction Marketing Europe et Amérique latine
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Laboratoire Pharmaceutique Antony
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* Répondre aux appels téléphoniques (français/anglais/espagnol)
* En charge de l'agendas de deux Directeurs Marketing (Europe et Amérique latine)
* Préparation des présentations PowerPoint
* Organisation des réunions (USA, Amérique latine)
* Réservation des billets et gestion visa (taxi, avion, hôtel)
* Suivi des dépenses sur Excel (voyages et fournitures)
* Demande de devises en préparation des voyages des directeurs
* Archivage
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Diplômes et formations
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sept. 2019
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MBA Management d'Entreprise à l'ère du digital
- BAC+4
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Visiplus Academy - Collège de Paris
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juin 2015
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Allemand
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Fondation de l'Allemagne - Maison Heinrich Heine, Paris
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juin 2014
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Gestionnaire de Projet C
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sept. 2005
juin 2006
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Bachelor Degree Foreing Languages and Civilisation; Spanish/English/ French
- BAC+3
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Univ. Rennes II, France
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sept. 1997
juin 2001
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Business English courses; Business English
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Burlingame, CA, USA; Institute of San Francisco, CA, USA
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Compétences
Excel, SAP, ERP, back-ups, PowerPoint, GCP, SAP ERP, Interface, PackOffice 2007, Word, AdobePro, Outlook, Lotus, Workflow, ENNOV, Contratech, eCRF, Sharepoint. ICH-GCP, PV, Comptabilité
Compétences linguistiques
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Important
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CV actualisé il y a plus de 6 mois, certaines informations peuvent ne pas être à jour.
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