CENTRE HOSPITALIER CHATEAUBRIANT NOZAY POUANCE Chateaubriant (FHF)

ASSISTANT/E DE DIRECTION (H/F)


Pays de la Loire


Date : 26/07/2020 - Réf : 215693


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Contrat :

CDD

    Niveau d'études : Bac+3       

PRESENTATION DE LA SOCIETE

Offres d'emploi à l'hôpital et dans le secteur social et médico-social

© Fédération Hospitalière de France 2020

DESCRIPTION DU POSTE

L'ÉTABLISSEMENT :

Le centre hospitalier Châteaubriant-Nozay-Pouancé recherche un Assistant de direction (H/F). Poste basé à Châteaubriant.

Structure hospitalière de 1000 agents dont 70 médecins, il assure des activités de médecine-chirurgie-obstétrique (MCO), urgences - SMUR (314 lits) et personnes âgées (463 places) et un Institut de Formation Infirmiers (IFSI-IFAS).

Etablissement réparti sur 3 sites, poste basé à Châteaubriant.

Membre du GHT 44 - Etablissement support : CHU Nantes

Situé à 1 heure de Nantes, Rennes et Angers, facilement accessibles.


LE POSTE :

Point d'appui de la direction générale, l'assistant(e) de direction est le premier interlocuteur pour les Directeurs adjoints, le personnel médical, le personnel non médical, et aussi pour les autorités de tutelle les partenaires extérieurs.

Activités principales :

Traiter et organiser l'ensemble des informations administratives et les relations internes et externes d'un secrétariat d'un directeur :

- Accueil physique et téléphonique du personnel et des usagers.
- Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, messagerie électronique.
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques.
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports.
- Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité, réservation des salles, organisation d'événements.
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage).
- Préparation et suivi de dossiers.
- Organisation des réunions internes et gestion des salles de réunion.
- Prise de notes et rédaction de comptes rendus.
- Dépannage de premier niveau des matériels de bureau.
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax).
- Suivi de plannings d'encadrement.
- Remplacement de l'assistante de direction de la DRH pendant ses congés et absences.

Gestion des instances :

- Préparation et collecte des documents relatifs aux instances
- Assurer la réalisation des comptes rendus du Conseil de Surveillance, du Directoire.
- Assurer la conservation informatique des documents.

Gestion des gardes administratives :

- Organisation, suivi et publication des tableaux de garde.
- Suivi de la valise de garde.
- Mise à jour des coordonnées des administrateurs de garde.


PROFIL RECHERCHÉ :

Savoir-faire requis :
- Utiliser les outils bureautiques
- Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes
- Renseigner les interlocuteurs
- Réaliser un plan de classement
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier...)
- Travailler en équipe
- S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
- force de proposition en termes d'organisation et de projets

Formation professionnelle souhaitée :
- BTS Assistante de direction ou Bac + 3 ou équivalent
- Connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautique.

Prérequis :
-Expérience antérieure dans le domaine de l'assistance de direction
-Connaissances en gestion des ressources humaines appréciées.

Les qualités professionnelles requises :

- Capacité d'organisation.
- Capacité d'initiative.
- Sens des responsabilités.
- Maîtrise de soi.
- Rigueur.
- Méthode.
- Dynamisme.
- Capacité à s'adapter.
- Bon sens relationnel.
- Discrétion.

Mme Laure COQUEREL
*

Mme MERCIER Christine
DRH
*

Localisation : CENTRE HOS

Localisation :

Pays de la Loire






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