AP-HP Paris (FHF)

ASSISTANTE DE DIRECTION / DIRECTION GENERALE DU G.H.U


Paris (75000), Paris (75), Île-de-France


Date : 14/07/2020 - Réf : 212298


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Contrat :

CDI

           

PRESENTATION DE LA SOCIETE

Offres d'emploi à l'hôpital et dans le secteur social et médico-social

© Fédération Hospitalière de France 2020

DESCRIPTION DU POSTE

ASSISTANTE DE DIRECTION
DIRECTION GENERALE DU GHU
AP-HP.NORD – UNIVERSITÉ DE PARIS


Hôpital : Lariboisière
Fait à Paris, le : 11 juin 2020

IDENTIFICATION DU POSTE

Fonction : Assistante de direction
Grade : AMA

Composition du bureau :
Deux assistantes de direction à temps plein

Position dans la structure
L’assistante est rattachée au Secrétaire général chargé des finances et du contrôle de gestion et au Directeur délégué à la coordination du projet médical et des coopérations

Liaison hiérarchique :
Le Secrétaire général chargé des finances et du contrôle de gestion et le Directeur délégué à la coordination du projet médical et des coopérations

Liaisons fonctionnelles :
- contacts avec la Direction générale de l’AP-HP, la Direction générale du GHU, les équipes de direction et leurs secrétariats, les Directions du Siège, les secrétariats administratifs et médicaux des DMU et des services, les administrateurs de garde, les chefs de services, cadres, syndicats, etc….

Horaires de travail : 7h36 du lundi au vendredi sur une amplitude large 8h30-18h30 dans le cadre d’un fonctionnement en binôme. Couverture 9h-18h pendant les périodes de congés pour assurer une continuité de service du secrétariat de la direction générale et du secrétariat de la direction du site Lariboisière (organisation entre les 3 assistantes).

MISSION DU POSTE
- Fonctionner sur l’ensemble des missions en binôme avec l’assistante du Directeur général du GHU et de son adjointe afin d’assurer une continuité dans la gestion des dossiers
- Fonctionnement avec l’assistante du Directeur général du GHU et de son adjointe et l’assistante de la direction du site Lariboisière pour assurer une continuité de service pendant les périodes de congés
- Réaliser l’enregistrement des courriers reçus et adressés
- Assurer la gestion des agendas du Secrétaire général chargé des finances et du contrôle de gestion et du Directeur délégué à la coordination du projet médical et des coopérations
- Organiser les réunions, les rendez-vous, les déplacements
- Assurer l’accueil physique et téléphonique au secrétariat
- Diffuser les notes, directives, comptes rendus, courriers en interne et en externe
- Assurer la mise à jour régulière de la délégation de signature
- Assurer le suivi du circuit de signature des conventions et des dossiers d’autorisation
- Coordination avec la direction de la communication pour toutes les manifestations concernant le GHU
- S’assurer de la réalisation des tableaux des gardes administratives des directeurs pour le GHU
- Tenir le tableau des congés des directeurs pour le GHU
- Réaliser les demandes de devis
- Assurer la gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance, commandes SAP hôtelière, maintenance…)
- Inscription et mise en place des transports et de l’hôtellerie pour séminaire, formation, conférence…


COMPETENCES REQUISES

Formation et/ou Qualifications Requises :
Maîtrise des outils informatiques Word, Excel, PowerPoint,
Capacité rédactionnelle, bonne orthographe,
Maîtrise de l’anglais souhaité.

Qualités professionnelles requises :
Adaptabilité, réactivité, sens de l’organisation, rigueur, grande disponibilité, discrétion, prise d’initiatives, diplomatie,
Bonne présentation, excellente expression orale,
Capacité à travailler en équipe.

Mr Ladislas KARSENTY
Directeur Délégué à la coordination du projet médical et des coopérations
*

Localisation : AP-HP Paris

Type de contrat : Mutation

Localisation :

Paris (75000)






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