Le Centre Hospitalier de Belle-Ile-en-Mer, établissement du Groupement Hospitalier Brocéliande Atlantique (dont l'établissement support est le CHBA à Vannes) recrute un(e) assistant(e) de direction (h/f) pour un poste à pouvoir dès le mois de mars dans le cadre d'un remplacement d'agent (CDD de 5 mois) MISSIONS DU POSTE
-Assister le directeur délégué de site dans le quotidien de la direction de site
-Assurer le secrétariat de la direction de site et le suivi des dossiers
-Des missions complémentaires pourront être proposées en fonction des évolutions de la direction de site ACTIVITES
-Accueil physique des RDV
-Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques
-Traitement de la messagerie du secrétariat de direction
-Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité, réservation des salles
-Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
-Préparation et organisation des déplacements du directeur
-Préparation et suivi de dossiers du directeur, notamment préparation des instances
-Prise de notes et rédaction de comptes-rendus
-Aide à la préparation et à l'organisation de manifestations
-Participation à l'élaboration de supports de communication
-Gestion et suivi des plaintes/réclamations, suivi du calendrier et élaboration du rapport d'activité de la CDU
-Coordination de la maison des usagers
-Mises en place d'actions de promotion de la santé HORAIRES
-AMPLITUDE HORAIRE D'EXERCICE 8h30
-17h30 Amplitude horaire :
7h30 SPECIFICITES DU POSTE
-CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE Lors de manifestations au sein de l'établissement et pour les instances :
possibilités de modification de l'horaire de journée COMPETENCES REQUISES Savoir :
-Accueil téléphonique :
connaissances générales
-Bureautique :
connaissances opérationnelles
-Classement et archivistique :
connaissances générales
-Communication / relations interpersonnelles :
connaissances générales
-Organisation et fonctionnement interne de l'établissement :
connaissances opérationnelles
-Secrétariat :
connaissances opérationnelles Savoir-faire :
-Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
-Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
-Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
-Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
-Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
-Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
-S'exprimer en face -à
-face auprès d'une ou plusieurs personnes
-Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
-Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) Savoir-être :
-Organisée, méthodique et rigoureuse
-Autonomie et rapidité
-Discrétion
-Qualités relationnelles développées
-Disponibilité Expérience souhaitée d'au moins 5 ans
Contrat :
CDD
