Adjoint administratif secrétariat Direction des Soins

DESCRIPTION DE L'ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL AU SEIN DU POLE :
L'agent administratif recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction des soins.

Il suit et gère les processus administratifs.

Description du service :
Deux agents administratifs sont affectés à la direction des soins :
un sur le site de LONGJUMEAU et l'autre sur le site d'ORSAY.

Ils travaillent en étroite collaboration et sont amenés à se déplacer sur les différents sites en fonction des dossiers à traiter.

MISSIONS :
Missions générales :
Sous la responsabilité du Coordonnateur général des soins et du Directeur des Soins, l'agent administratif gère, coordonne et met en place le traitement et le suivi des moyens nécessaires à l'organisation de la direction des soins.

Missions spécifiques L'agent administratif :
Réceptionne et traite les appels téléphoniques et/ou les messages électroniques Accueille les personnes :
professionnels et extérieurs Gère l'agenda du coordonnateur général des soins et de son adjoint Organise les réunions, visites, conférences, évènements, commissions :

-S'enquiert de la disponibilité des participants afin de programmer la réunion
-Réserve une salle et le matériel informatique si besoin
-Prévoit une collation
-Recueille par anticipation les points à mettre à l'ordre du jour et le prépare
-Adresse les convocations aux participants
-Installe la salle de réunion
-Requiert les présentations informatiques auprès des interlocuteurs concernés
-Prépare le dossier pour le coordonnateur général des soins et son adjoint
-Assiste à la Commission de Soins Infirmiers, Rééducateurs et Médicotechniques (CSIRMT), prend des notes, réalise le compte-rendu de l'instance
-Diffuse les comptes rendus une fois validés par le coordonnateur général des soins ou son adjointe Réceptionne et traite les courriers :

-Trie
-Enregistre
-Oriente vers le bon interlocuteur
-Classe
-Archive Réalise la frappe et la mise en forme des documents selon la charte graphique de l'établissement Etablit la liste de garde des cadres pour les week-end et jours fériés Assure la diffusion de l'information Gère les commandes en contribuant à l'utilisation rationnelle des fournitures dans la logique du développement durable dans lequel s'est inscrit l'établissement Prépare les publications de poste sur demande de l'encadrement supérieur, les adresse à la Direction des Ressources Humaines (DRH) pour signature, puis les publie (interne, FHF et site Web) Réalise les courriers de mouvements internes des agents Les 2 agents administratifs gèrent chacune individuellement un dossier :
L'organisation des stages en lien avec le cadre de santé en transversal et les IFSI, réalise des statistiques L'organisation et la gestion de la formation en lien avec le Directeur des Soins.

Missions ponctuelles L'agent administratif :
Organise les élections de la CSIRMT RELATIONS HIERARCHIQUES Coordonnateur général des soins Directeur des Soins RELATIONS FONCTIONNELLES Ensemble des partenaires hospitaliers médicaux et non médicaux Ensemble des partenaires extérieurs HORAIRES ET QUOTITE DE TRAVAIL 35 H selon la réglementation en vigueur, du lundi au vendredi CARACTERISTIQUES DU PROFIL Diplômes Baccalauréat pro gestion-administration ou technologique Sciences et Technologies du Management et de la Gestion ou F8 BTS ou Niveau Assistante de Direction Capacités requises Capacité à travailler en collaboration avec l'ensemble des partenaires hospitaliers dans le respect du travail d'autrui Rigueur et sens de l'organisation.

Capacité à gérer les situations d'urgence, à anticiper les situations.

Capacité d'écoute Sens des respon