ASSISTANT/E MEDICO ADMINISTRATIF/VE Pôle Intra Hospitalier Court Séjour

Un poste d'Assistant Médico-Administratif H/F (A.M.A.) à temps plein sera prochainement vacant au sein du Pôle Intra Hospitalier Secrétariat du Court Séjour Unité MUSSET site de Bourges.

Liens hiérarchiques Médecin responsable Liens hiérarchiques institutionnels Coordinatrice des secrétariats médicaux Directeur Adjoint chargé de la Direction des Affaires Financières et du Système d'Information Missions générales Accueil :
Accueil physique et téléphonique, Orientation des demandes.

Gestion des dossiers papier et informatique :
Contrôle des effectifs journaliers (présents, permissions, entrées, sorties) avec vérification des modes d'hospitalisation, Recherche si existence d'un dossier antérieur dans le logiciel ARIANE, sinon création d'un dossier papier, Saisie et/ou modification des données administratives dans le logiciel CARIATIDES, Mise à jour des dossiers (saisie observations médicales, certificats, courriersdans le logiciel CARIATIDES), Numérisation des divers documents, Toilettage des dossiers, Archivage des dossiers papier ou transmission du dossier à un autre secrétariat si poursuite du suivi.

Gestion des certificats légaux (SPDRE-SPDT) s'il y a lieu :
Planification des différents certificats à établir, Information au médecin en début de semaine puis quotidiennement, Préparation et dactylographie desdits certificats dans CARIATIDES et impression sur papier, Transmission au service des admissions, Gestion des demandes de transfert en hospitalisation sous contrainte.

Gestion isolement/contention Suivi du nombre d'heures en isolement/contention Lien avec médecin, encadrement, services des admissions concernant la production des différents documents.

Gestion des rendez-vous :
Planification des rendez-vous du médecin sur son agenda Outlook.

Gestion des divers documents :
Documents Sécurité Sociale :
arrêts de travail, bons de transport, protocole de soins.

Autres documents :
certificats MDPH, certificats de mise sous protection juridique Edition bulletins d'hospitalisation à partir du logiciel HEXAGONE à la demande des patients, familles et taxis.

Traitement du courrier :
Lettres de liaison au médecin traitant, Lettres au médecin spécialiste, Lettres pour demande d'admission dans différents Etablissements, Distribution du courrier aux différents intervenants, Courriers divers (institutionnels ), Classement et numérisation des différents documents reçus par le médecin.

Saisie de l'activité :
Saisie de l'activité médicale (consultation médicale, rendez-vous famille) dans le logiciel CARIATIDES, Saisie de l'activité des intervenants des ateliers thérapeutiques dans le logiciel CARIATIDES, Traitement des anomalies de saisie ou compléments d'information à la demande du Service de l'Information Médicale pour le RIMP.

Sur le plan institutionnel :
Gestion des demandes d'accès au dossier médical, Elaboration et rédaction des comptes rendus des réunions institutionnelles, des réunions de service en lien avec le cadre du service, Elaboration du cahier fonctionnel de l'unité en lien avec le cadre du service, Elaboration du cahier fonctionnel « équipe de transport sécurité » Point trimestriel avec le service des Admissions concernant les fugues de patients en SPDT-SPDRE, Gestion du planning du médecin sur son agenda Outlook (saisie astreintes, gardes, congés), Gestion des tableaux de présence médicale hebdomadaire, Gestion des tableaux de présence hebdomadaire des secrétaires et des psychologues, Gestion des commandes (matériel de bureau, imprimés), Gestion de la réservation de la salle de réunion de l'unité Musset.

Activité pédagogique :
Encadrement de stagiaires Compétences requises et savoir-être Aptitudes relationnelles et organisationnelles Discrétion Mobilité Rigueur, Maîtris