ASSISTANTE DE DIRECTION

Organiser pour le Directeur, l'adjoint au directeur et la Secrétaire Générale la réception, le traitement et la circulation de l'information Assurer le lien entre le Directeur, l'adjoint au directeur, la Secrétaire Générale et les divers interlocuteurs ACTIVITES/ MISSIONS
-Accueil physique et téléphonique (Agence Régionale de Santé, médecins, personnels soignants, presse, établissements publics de santé et cliniques, établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire) ;
-Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques de la Direction en lien avec la Secrétaire Générale (filtrage) ;
-Gestion de l'agenda du Directeur Général (rendez-vous, réunions) ;
-Ouverture et diffusion du courrier en lien avec le Secrétariat Général ;
-Organisation matérielle des instances suivantes :
Conseil de Surveillance, Directoire et Comité des Chefs de Pôle (diffusion des invitations et des ordres du jour, rédaction et diffusion des comptes rendus sous couvert du secrétariat général).

-Organisation de réunions diverses ;
-Secrétariat du Directeur (élaboration de notes de services / d'informations, réponses aux recommandations pour emploi, courriers de remerciements pour les dons et autres manifestations en faveur de l'établissement) ;
-Gestion et suivi du planning des congés de l'équipe de direction sous couvert du secrétariat général ;
-Délégation de signature (diffusion et demande de publication au Recueil des Actes Administratifs) ;
-Planification des gardes administratives et mise à jour de la valise de garde sous couvert du secrétariat général ;
-Suivi des conventions et mise à jour de la base de données ;
-Suivi des fiches d'investissements et mise à jour de la base de données ;
-Gestion des demandes de réservation de deux salles de réunion ;
-Participation ponctuelle à différentes manifestations (portes ouvertes, cérémonie des vux, de remise des médailles du travail) et support à leur organisation ;
-Aide et appui pour les dossiers de conformités et demandes d'autorisations (reproduction, reliure et envoi des documents) ;
-Classement et archivage (papier et numérique) des documents et informations ;
-Gestion des stocks de fournitures de bureau pour la Direction.

LISTE DES SAVOIRS :
Savoir-faire, Savoirs, Savoir-être
-Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte-rendu, dossier),
-Ordre et rigueur dans la gestion du travail,
-Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
-Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures,
-Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence,
-Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication :
Outlook, Word, Excel, Powerpoint,
-Disponibilité, courtoisie, amabilité,
-Sens de la confidentialité et de la discrétion,
-Sens des responsabilités,
-Esprit d'équipe et loyauté,
-Capacité d'adaptation,
-Sens du relationnel,
-S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes.

Compléments d'information
-Diplôme/Formations :
Baccalauréat Niveau Bac + 2
-Prérequis pour exercer le métier :
Connaissance du milieu hospitalier et du fonctionnement d'un secrétariat de Direction
-Horaires/Rythme :
Horaires de journée du lundi au vendredi (8h-17h30) Madame FRASCZAK Julie Tél :
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Contrat :
CDD;CDI;Détachement;Mutation