Secrétaire de direction

Descriptif du poste :
Métier :
Secrétaire de Direction (F/H) Code métier :
45S40 Appellation locale :
Assistant de Direction(F/H) Grade :
Assistant Médico-Administrative ou Adjoint des Cadres Hospitaliers Catégorie :
B Poste à pourvoir dans l'immédiat Modalités de recrutement :
Titulaire, Contractuel Schéma horaire :
Jour Horaires :
Du lundi au vendredi :
en 07h30 Repos les week-end et jours fériés Amplitude horaire :
A définir sur une plage horaire entre 08h30 et 17h30 Quotité de temps :
100% Présentation du service :

-Direction du site Sainte-Périne
-Directeur référent du DMU médecine territoires gériatrie Composition de l'équipe :

-1 assistante de direction Vos missions :
Missions générales :
Assiste le Directeur du site dans la gestion courante des affaires générales
-Gestion de l'agenda, organisation des réunions, des rendez-vous, des déplacements
-Gestion des appels téléphoniques et de l'accueil physique
-Traitement et suivi du courrier
-Travaux de secrétariat :
frappe de notes, mise en forme de courriers, comptes rendus de réunions, corrections aux projets de procès-verbaux du CHSCT dactylographiés par un prestataire de service
-Organisation et suivi de la planification des réunions techniques (comité de liaison, réunion d'encadrement toutes filières, réunions des médecins seniors, réunion médecins administration cadres, réunions techniques comité eau comité HACCP comité amiante), aide à l'élaboration des ordres du jour, envoi des documents, rédaction des comptes rendus du comité de liaison
-Organisation des réunions dialogue social, rédaction des comptes-rendus et suivi des demandes
-Participation au comité de liaison de l'hôpital Sainte-Périne, rédaction du compte-rendu et suivi des décisions
-Vérification des documents à la signature du Directeur (conventions, autorisations de sortie, attestations)
-Traitement et transmission des notes de service, des notes d'informations et autres documents
-Suivi des demandes diverses de la vie courante de l'établissement
-Réalisation de l'archivage et du classement des documents
-Gestion des plannings des salles de réunions et des véhicules de service
-Gestion des stocks de fournitures de bureau et autres approvisionnements sur SAP
-Elaboration et mises à jour du planning de garde des administrateurs du site
-Appui pour l'organisation des cérémonies ou visites institutionnelles, établissement des listes d'invités, contrôle de l'organisation des prestations logistiques) Missions spécifiques :

-Coordination et suivi de la formation spécialisée, en lien avec le Président et le Secrétaire, élaboration de l'ordre du jour, mise à jour de l'arrêté et diffusion, recueil des supports documentaires dans les délais impartis, installation technique de la salle des instances, diffusion des procès-verbaux Particularités du poste :

-Travail en collaboration étroite avec l'autre assistante en charge du secrétariat du Directeur des Soins et des Activités Paramédicales (continuité de suivi des dossiers, remplacement mutuel pour les congés, RTT).

Profil recherché :
Formations et/ou qualifications requises :

-Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation)
-BTS Assistant Manager ou équivalent Expérience requise :

-Expérience antérieure de secrétariat de direction appréciée
-Notions juridiques et affectation antérieure aux affaires générales Connaissances particulières :

-Connaissance de l'environnement hospitalier et des acteurs institutionnels
-Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
-Connaissance Internet (intranet, mail, internet) et maîtrise messagerie Outlook :