SECRETAIRE MEDICAL CPPE POLE SANTE PUBLIQUE H/F

Descriptif du poste :
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL Service de consultations externes situé au Bâtiment PQR, entrée 2, deuxième étage.

Patients adultes de tous âges souvent atteints de pathologies chroniques.

Travail en équipe avec 3 autres secrétaires médicales et une équipe pluri-disciplinaire santé travail environnement, composée de médecins, d'infirmiers, d'internes, d'ingénieurs, d'attachés de recherche clinique, de stagiaires, etc MISSIONS Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers.

Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations, admissions, convocations).

Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.

Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l'information.

ACTIVITES Accueil et orientation des patients Préparation en amont des dossiers médico-administratifs (demande des documents administratifs aux patients par mail, relance en cas de non réponse, création de la pré-admission en lien avec le bureau des admissions si nécessaire) Préparation des dossiers de consultations :
création informatique du dossier de consultation de pathologie professionnelle et environnementale (logiciel RVN3P) et création du dossier médical papier, organisation des téléconsultations (logiciel IDEO) Gestion des appels téléphoniques :
prise de rendez-vous, report de rendez-vous sous le logiciel DX PLANNING, appels pour les médecins du service, gestion d'appels divers Gestion du mail générique du service (programmation de rendez-vous de consultations, réponses questions diverses) Gestion des rendez-vous de consultations (report éventuel de consultation) et programmation des RDV des examens complémentaires Appel des patients identifiés par un repérage systématique pour leur proposer un RDV (expliquer l'objectif de la consultation) Gestion des agendas des médecins intervenant sur la CPPE Organisation des comités médicaux et des expertises dans lesquels les médecins du service sont nommés Tri du courrier (réception, tri et diffusion) Frappe de courriers, mise en page et relecture de comptes rendus de consultations, de courriers, d'expertises, courriers pour demande d'avis sur dossiers, compte rendus des comités médicaux Saisie informatique des actes de consultations sous DX CARE Traitement informatique des dossiers (logiciel spécifique RNV3P) :
création dossiers, saisie de la consultation, saisie des codes « pathologie » (codes CIM10), saisie des codes « profession et entreprise » (Codes CITP et NAF), saisie des mémos cliniques Archivages des dossiers :
enregistrement de tous les dossiers sous le logiciel SPARK, réintégration de dossiers (Logiciel SPARK), versement des plus anciens dossiers sous SPARK Archivages des dossiers récents au sein du service Saisie de comptes rendus de réunion, de courriers d'actions transversales Participation à l'élaboration de divers documents (plaquettes, affiches ) Préparation du staff médical du mardi après-midi (examens complémentaires) Gestion logistique :
gestion des stocks (logiciel LYRECO et CEPAGE), demande d'intervention de maintenance, programmation de Doodle, de réunions téléphoniques Gestion des Missions et déplacements de l'équipe :
établissement de l'ordre de mission auprès des directions concernées, commande de billets (plateforme GLOBEO), gestion des frais auprès des directions concernées Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance ACTIVITES SPECIFIQUES :
Tutorat :
Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels...) Mise en place, organisation, suivi des staffs médicaux Participation à l'activité universitaire Suivi/organisation de DU ou DIU (Diplôme Universitaire et Inter universitaires) Organis