Secrétaire médicale Service Social Hospitalier H/F

ETABLISSEMENT :
HOPITAL BICHAT CLAUDE BERNARD Direction :
Direction des finances Madame Amélie JEAN Directeur-Adjoint des Finances IDENTIFICATION DU POSTE Fonction :
Secrétaire Sociale Grade :
Assistante Médico-Administrative Position dans la structure :
* Liaisons hiérarchiques :
Cadre Supérieur Socio-Educatif :
Mme C.

DESEIN Responsable du Service Social :
Mme M.

GARDETTE * Liaisons fonctionnelles :
Equipe sociale, équipes médicales, services administratifs, patients, familles, établissements médicalisés, Services administratifs, structures associatives et réseaux de soins extérieurs à l'hôpital Présentation du service et de l'équipe :
* 1 Cadre socio-éducatif, 26 Assistantes Sociales, 3 Secrétaires Amplitude horaire :
7h30 Temps plein MISSIONS DU POSTE Missions générales :

-Participer à la mission du service social en secondant les travailleurs sociaux dans le respect des règles déontologiques du service (secret professionnel).

-Collaborer avec les Assistantes Sociales à l'aide apportée aux personnes consultantes et à leur famille.

-Seconder les Assistantes Sociales dans toutes les tâches administratives :
gestion de l'agenda, courriers administratifs (mise en forme, frappe, relecture, suggestions de corrections...), secrétariat téléphonique, vérification des ouvertures de droits,
-Faciliter la gestion du temps des Assistantes Sociales :
suivi de dossiers etc
-Collaborer avec ses collègues secrétaires et assurer le remplacement pendant les vacances.

Missions permanentes :

-Accueil, écoute et orientation des patients consultants en service de maladies infectieuses et tropicales et les PASS
-Réception du public / recueil des données / recherche d'une couverture sociale
-Accueil téléphonique avec évaluation des appels :
gestion de l'urgence, des priorités, savoir rassurer les patients et les renseigner de façon exhaustive.

-Prise de rendez-vous pour les professionnels
-Assurer l'acheminement du courrier (courrier simple, rapports sociaux, préparation courrier type, expédition, relance )
-Participer au suivi administratif des dossiers,
-Gestion du tableau de suivi AME fait par les différents professionnels / suivi des ouvertures de droits / participation à l'élaboration des statistiques
-Assurer la continuité des liaisons téléphoniques internes et externes
-Assurer les démarches internes :
aider à la recherche d'informations (documentation interne, internet, téléphone...),
-Contribuer au projet de service
-Participer aux réunions du SSH Missions ponctuelles ou spécifiques (liste non exhaustive) :

- Gestion administrative du service :
gestion pour l'aide financière aux patients (tickets de métro, timbres, secours etc) gestion du matériel (photocopieur)
-Aider à la remise à jour de la documentation particulière de chaque Assistante Sociale.

Particularité :

-Permanence d'un accueil téléphonique :
savoir évaluer les appels et hiérarchiser les priorités des demandes
-Accueil ponctuel des patients adressés par le personnel de l'Hôpital ou les Assistantes Sociales :
savoir gérer la demande et l'orienter, savoir transmettre les informations administratives.

COMPETENCES REQUISES Formation et/ou Qualifications :

-BAC ou autres diplômes équivalents
-Formation interne.

Connaissances particulières et indispensables
-Connaissances théoriques :
notions de législation sociale, organisation hospitalière.

Maitrise orthographe et grammaire.

-Connaissances techniques :
maitrise des outils informatiques.

(Orbis, Outlook, Word, Excel)
- Pratique de l'anglais appréciée Expérience professionnelle souhaitée Qualités professionnelles :

-Sens des responsabilités Discr